🌟 ERP CHO KẾ TOÁN VÀ TÀI CHÍNH: CÔNG CỤ ĐẮC LỰC, KHÁC BIỆT VÀ MẠNH MẼ THỜI ĐẠI SỐ
💡
Bạn đã bao giờ phải ngồi hàng giờ nhập từng hóa đơn, đối chiếu từng giao dịch
ngân hàng và lo lắng vì báo cáo tài chính sai sót?
📊
Nếu câu trả lời là "có", thì bạn đang bỏ lỡ sức mạnh thật sự của
ERP (Enterprise Resource Planning) – giải pháp kế toán và tài chính toàn diện
giúp doanh nghiệp tự động hóa, tối ưu và kiểm soát mọi giao dịch.
🚀
ERP TRONG KẾ TOÁN VÀ TÀI CHÍNH – KHÔNG CHỈ LÀ PHẦN MỀM, MÀ LÀ HỆ THỐNG TÍCH HỢP
✅
1. TỰ ĐỘNG HÓA TOÀN BỘ QUY TRÌNH KẾ TOÁN
- Từ bán hàng đến thu tiền:
Khi hóa đơn bán hàng được tạo, ERP tự động ghi nhận doanh thu và công nợ
phải thu của khách hàng.
- Từ mua hàng đến thanh
toán: Khi phiếu nhập kho được ghi nhận, hệ thống tự động ghi nhận giá
vốn và công nợ phải trả.
- Từ sổ quỹ đến ngân hàng:
Tích hợp ngân hàng trực tiếp, giao dịch ngân hàng tự động được ghi nhận và
đối chiếu với sổ kế toán.
🚀
Ví dụ:
- Bán hàng: Tạo hóa đơn
bán hàng -> ERP tự động ghi nhận:
- Nợ: Công nợ phải thu
khách hàng.
- Có: Doanh thu.
- Giảm tồn kho và ghi nhận
giá vốn hàng bán.
- Mua hàng: Nhập kho
hàng hóa -> ERP tự động ghi nhận:
- Nợ: Hàng tồn kho.
- Có: Công nợ phải trả
nhà cung cấp.
✅
2. ĐỊNH KHOẢN TỰ ĐỘNG THEO QUY TẮC DOANH NGHIỆP
- Không chỉ là định khoản cố định
như phần mềm kế toán thông thường.
- ERP cho phép thiết lập "quy
tắc định khoản tự động" theo từng loại giao dịch, sản phẩm, dịch
vụ, khách hàng, hoặc dự án.
🚀
Ví dụ:
- Định khoản tự động theo loại
sản phẩm:
- Sản phẩm A: Định khoản
vào tài khoản doanh thu sản phẩm A.
- Sản phẩm B: Định khoản
vào tài khoản doanh thu sản phẩm B.
- Định khoản tự động cho chi
phí phân bổ:
- Chi phí vận chuyển tự
động phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa.
- Phí bảo hiểm tự động
phân bổ theo khối lượng hàng hóa.
✅
3. ĐỐI CHIẾU NGÂN HÀNG TỰ ĐỘNG (BANK RECONCILIATION)
- ERP kết nối trực tiếp với
tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thông qua API.
- Giao dịch ngân hàng được tự
động cập nhật vào hệ thống kế toán.
- Đối chiếu ngân hàng tự động
giữa sổ ngân hàng và sổ kế toán chỉ trong vài giây.
🚀
Ví dụ:
- Khách hàng thanh toán qua
chuyển khoản -> ERP tự động ghi nhận giao dịch thu tiền và đối chiếu với
công nợ khách hàng.
- Khi doanh nghiệp thanh toán
cho nhà cung cấp -> ERP tự động ghi nhận chi tiền và giảm công nợ phải
trả.
✅
4. BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHÍNH XÁC, ĐA CHIỀU VÀ KỊP THỜI
- Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn
có thể tạo ra:
- Báo cáo kết quả
kinh doanh: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian thực.
- Bảng cân đối kế
toán: Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
- Báo cáo lưu chuyển
tiền tệ: Theo dõi dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp.
🚀
Báo cáo phân tích đa chiều:
- Phân tích doanh thu theo sản
phẩm, khách hàng, khu vực.
- Phân tích chi phí theo phòng
ban, dự án, loại chi phí.
✅
5. KIỂM SOÁT CHI PHÍ HIỆU QUẢ VÀ CHẶT CHẼ
- Phân loại chi phí theo từng
phòng ban, dự án, sản phẩm.
- Đặt ngân sách chi phí cho từng
bộ phận và giám sát tự động.
- Phát hiện ngay những khoản
chi phí vượt ngân sách.
🚀
Ví dụ:
- Bộ phận Marketing có ngân
sách 50 triệu/tháng. Nếu chi tiêu vượt mức, hệ thống sẽ cảnh báo tự động.
- Chi phí vận chuyển được phân
bổ tự động theo từng đơn hàng.
🚀
ERP KHÔNG CHỈ TỰ ĐỘNG HÓA – NÓ LÀ "BỘ NÃO SỐ" CHO KẾ TOÁN VÀ TÀI
CHÍNH
✅
6. BẢO MẬT DỮ LIỆU TÀI CHÍNH CAO CẤP
- Phân quyền truy cập chi tiết:
Kế toán viên chỉ xem được phân hệ kế toán, nhân viên kho chỉ truy cập phân
hệ kho.
- Mã hóa dữ liệu tài chính
theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
- Lưu vết mọi hoạt động trên hệ
thống: Ai đã sửa số liệu, sửa vào lúc nào, sửa nội dung gì.
✅
7. KHẢ NĂNG TÍCH HỢP TOÀN DIỆN
- Tích hợp với ngân hàng để tự
động cập nhật giao dịch.
- Kết nối với hệ thống hóa đơn
điện tử, hệ thống thanh toán online.
- Kết nối với các phân hệ khác
như bán hàng, mua hàng, nhân sự, kho... để tạo ra một hệ thống dữ liệu thống
nhất.
✅
8. HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NHANH CHÓNG
- Với số liệu tài chính luôn
cập nhật và chính xác, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng:
- Có nên tăng ngân
sách marketing?
- Doanh thu từ khách
hàng nào là cao nhất?
- Chi phí nào đang vượt
ngân sách?
🚀
ERP – KHÁC BIỆT HOÀN TOÀN VỚI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
|
Tiêu
chí |
Phần
mềm kế toán phổ thông |
ERP
(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) |
|
Phạm
vi ứng dụng |
Chỉ
riêng phân hệ kế toán |
Toàn
bộ doanh nghiệp: Kế toán, bán hàng, kho, nhân sự, sản xuất, v.v. |
|
Định
khoản tự động |
Cố
định, dựa trên mẫu |
Linh
hoạt theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, dự án. |
|
Đối
chiếu ngân hàng |
Thủ
công hoặc bán tự động |
Tự
động hoàn toàn, tích hợp trực tiếp với ngân hàng. |
|
Báo
cáo tài chính |
Giới
hạn theo mẫu có sẵn |
Đa
chiều, tùy chỉnh theo nhu cầu, phân tích trực quan. |
|
Quản
lý chi phí |
Đơn
giản, theo danh mục cố định |
Đa
chiều, theo phòng ban, dự án, sản phẩm, ngân sách. |
|
Phân
quyền bảo mật |
Đơn
giản, khó kiểm soát |
Phân
quyền chi tiết theo vai trò, bảo mật cao. |
🚀
ĐỪNG ĐỂ KẾ TOÁN VÀ TÀI CHÍNH CỦA BẠN MÃI MẮC KẸT VỚI GIẤY TỜ VÀ SAI SÓT.
